Evernote — функциональный инструмент для хранения и упорядочения всевозможной информации. По всему интернету люди регулярно делятся своими способами использования этой программы: кто-то использует один блокнот и множество тегов, кто-то наоборот, а кто-то вообще выстраивает целую сложную систему управления проектами. Я использую Evernote уже порядка 2-х лет, поэтому решил, что будет интересно рассказать про систему, которая выстроилась у меня.

Прежде всего, я не стал выстраивать в этой программе (хотя это и вполне реально) глобальный центр управления всей жизнью. Я решил что буду использовать Evernote как хранилище информации только для личных проектов и задач. Для работы есть Outlook, который можно долго ругать, но он содержит в себе весь необходимый функционал и прекрасно справляется со всеми корпоративными нуждами. Right tools for the right jobs — мой неизменный принцип.

Долгое время я использовал Evernote бессистемно, просто сваливая все заметки в одну кучу. Честно говоря, я не ощущал особенного дискомфорта по этому поводу, но после частичного внедрения принципов GTD я превратил эту программу буквально в продолжение своего мозга. Названия блокнотов пишу исключительно на английском для компактности.

Inbox — папка «Входящие», куда изначально сваливается информация изо всех источников. Обозначена двумя восклицательными знаками, чтобы всегда находилась вверху списка.

Сбор информации происходит при помощи веб-клиппера, а также сервиса IFTTT, через который я собираю отмеченные звездочкой статьи из Google Reader и твиты из Twitter.

Ниже, помеченные одним восклицательным знаком, идут проекты. По Дэвиду Аллену проект — это все что имеет больше двух действий и на выполнения чего требуется больше 2-х минут. В идеале для написания этой заметки нужно было тоже завести отдельный проект, но я поступил иначе. У меня есть глобальный проект «Writing», в котором я пишу все статьи и заметки и есть «Reading», где я веду списки книг, которые хочу прочитать, выписываю цитаты, храню майндмепы по книгам и т.д. На настоящий момент, других активных проектов у меня не имеется.

В Reference хранятся все справочные материалы, а в Someday/Maybe все, что возможно хотелось бы сделать когда-нибудь, купить, и т.д. Это такое своеобразное «место хаоса» куда я записываю: все бредовые идеи, которые приходят в голову, чтобы они «отлежались», вещи, которые хочу купить и кидаю ссылки на сайты, которые возможно когда-нибудь пригодятся.

Заметок у меня не очень много: я стараюсь раз в месяц (или просто когда есть время и настроение) просматривать каждый блокнот и удалять из него все заметки потерявшие актуальность. Раз в год устаревшие проекты экспортируются в xml и отправляются жить в папку backup на Dropbox. Так мне удается поддерживать чистоту и не тонуть в большом количестве заметок, держа перед глазами лишь самое актуальное.

Теперь подробности.

!Reading — проект для чтения.

• Finished — записи по всем прочитанным, мною книгам;
• Now — активные записи по книгам, которые я сейчас читаю;
• Want — список книг, которые мне хотелось бы прочитать. С помощью веб-клиппера в Chrome отправляю сюда все заинтересовавшие меня рецензии на книги.

!Writing — всё, что я пишу рождается здесь. Эту структуру я «позаимствовал» у Michael Hyatt.

• Archive — опубликованные заметки, раз в год выгружаю их в xml в backup;
• Drafts — всё, что находится в работе;
• Illustrations — картинки, найденные на просторах интернета, которые в будущем могут понадобиться для оформления постов;
• Quotes — цитаты из блогов, интересные мысли, и прочая вдохновляющая информация;
• Teamplates — шаблоны заметок, пока там только один шаблон, который я обнаружил всё у того же Michael Hyatt, очень помогает структурировать работу над объемными статьями.

Reference — справочная информация, к которой приходится обращаться с разной степенью регулярности.

• Coding — различные статьи по программированию;
• EPAM — справочная информация по работе, которая может понадобиться дома;
• Interior — картинки и статьи о дизайне интерьеров (преимущественно в минималистичном стиле), информация собирается с целью создания своего идеального рабочего места, пока я еще сам не очень понимаю, как хочу все устроить устроить, поэтому пока просто собираю все, что мне нравится, после того как наберется критическая масса этот блокнот перейдет в отдельный проект и начнутся активные действия;
• OS — я пользуюсь тремя операционными системами: Mac OS X (дома), Windows (на работе) и Ubuntu (для общего развития), здесь лежит вся информация по администрированию и настройке;
• Personal — статьи по саморазвитию, написанию текстов, программы тренировок и личная информация, которую стоит помнить;
• Recipes — когда есть достаточно свободного времени, люблю приготовить что-нибудь вкусное, сюда сваливаются все рецепты, которые нахожу на просторах интернета;
• Sound — раньше я активно занимался написанием музыки, потом забросил, но я допускаю возможность, что снова «возьмусь за инструмент», поэтому периодически складываю толковые статьи по настройке звука;
• Travelings — информация для поездок, адреса отелей, места которые стоит посетить и прочее.

Что касается тегов, то они у меня носят вспомогательный характер, чтобы отсортировать заметки по контексту.

Раньше я хранил в Evernote списки дел и прочую подобную информацию, но сейчас использую Google Tasks как основной менеджер личных задач. Многие жалуются на то, что в Evernote нет календаря, я по этому поводу не очень переживаю: у любой заметки можно скопировать ссылку и вставить её в Google Calendar или любое другое подобное приложение. Пусть это не так практично, но информация привязана к дате, а это главное.

Хочу отметить, что рассмотренная структура непостоянна и периодически меняется, потому что я постоянно нахожусь в поиске более простых и одновременно удобных решений. Так что надеюсь в будущем еще не раз расскажу о том, как пользуюсь этой (а может к тому времени и не этой) программой.